Comment intégrer un logiciel MES dans votre atelier ?

Intégrer un logiciel MES est une démarche stratégique pour les industriels ! Elle se réfléchit, se prépare, se planifie. Il faut avoir une vision globale de là où l’on souhaite aller (périmètre fonctionnel, périmètre géographique) et surtout, il faut définir les étapes pour y arriver. Un projet MES réussi est une succession de « petites » étapes qui construiront pas à pas le projet. Chaque étapes doivent être opérationnelles bien sûr !

Pour gagner en performance et bénéficier d’un retour sur investissement inférieur à 6 mois, il faut voir loin mais avancer progressivement, c’est la philosophie d’Astrée Software !

3 conseils pour lancer son projet MES

1. Cadrer le projet

Le cadrage du projet MES va influer sur la mise en place et l’avancement du projet.

Dans une première étape, l’industriel clarifie ses besoins auprès de l’éditeur et rédige un cahier des charges. Ne pas négliger cette étape pour appréhender l’enjeu du projet, comprendre précisément les besoins fonctionnels et planifier finement l’intégration du logiciel, avec la gestion de projet adéquate.

Ensuite, le client désigne un chef de projet MES. Il est l’interlocuteur principal, pour faciliter les communications avec l’ensemble des acteurs du projet. Ce référent sera formé sur le logiciel MES, pour devenir un garant de la réussite du projet.

2. Formaliser une démarche pas à pas

Un projet MES n’est pas un projet comme les autres ! Il mobilise des ressources de l’atelier : les machines, les hommes (opérateurs, technicien, manager, chef de projet, …) et le système d’information.

Une démarche pas à pas pour éviter « l’effet tunnel » ! On retrouve ce phénomène lorsque le chef de projet ne sait plus évaluer l’avancement à l’instant T du projet. Trop de développements ont été réalisés en même temps, on oublie les phases de test et on retrouve de nombreuses difficultés à intégrer la solution. C’est souvent la conséquence d’une implantation brutale et directe de toutes les fonctionnalités, on se rend compte finalement que ce n’était pas la solution qu’il fallait ou qu’elle ne répond pas aux problématiques.  Laissez mûrir votre besoin au fil du projet !

3. Préparer l’arrivée du logiciel MES

Avant la première mise en exploitation du logiciel, il est important de préparer le terrain :

  • Dans la communication :
    • Pourquoi ce système, objectif visé ?
    • Constituer un groupe de travail avec des opérateurs : choix des terminaux, de l’ergonomie de la solution
    • Inscrire l’arrivée du logiciel dans une nouvelle étape de vos démarches d’amélioration continue…
    • Utiliser le logiciel comme un support de communication
  • Dans l’organisation :
    • Nommer un chef de projet
    • Formaliser un cahier des charges, même simple
    • Planifier les chantiers techniques
    • S’assurer d’une disponibilité suffisante et régulière
    • Formaliser la validation de chaque étape ou phase du projet
    • Faire des demandes de prise en charge des formations utilisateurs
  • Dans les paramètres techniques :
    • Mettre en place une infrastructure nécessaire (électricité, serveur, réseau Ethernet, Wi-Fi)
    • Impliquer l’éditeur de votre ERP le cas échéant
    • Mettre en place les connexions équipements en fonction de ce que vous souhaitez faire et des technologies choisies
    • Choisir les terminaux adaptés, selon vos contraintes environnementales, budgétaires et techniques, … quelle protection ? quel type de dalle tactile ? terminal fixe ? mobile ?

Le point de vue de l’expert MES

« Commencez toujours par une phase pilote pour lancer le projet dans votre atelier. Viendra au fil du temps le déploiement de la solution sur un périmètre géographique plus vaste, l’ajout de nouvelles fonctionnalités, pour répondre à l’évolution de vos besoins fonctionnels dans le temps. Dans ce type de projet, l’agilité des acteurs est un gage de réussite : intégration par sprint, livraison de la solution à distance, phase de test client, feedback des utilisateurs, rétrospective de l’itération, … Dans cette optique, vos premiers résultats sont rapides et précis. Le ROI vous conforte sur le choix de la solution et participe au financement des évolutions futures. »

Conduite du changement pour un projet MES

La conduite du changement est un enjeu important dans tous les projets de transformation digitale. Globalement, le MES est l’outil des opérateurs et des managers. L’acceptation au changement peut être différente entre les différents acteurs.

Comment faire adhérer les équipes à la transformation digitale de l’atelier ?

Un travail d’équipe

Le projet MES doit être géré par une seule équipe (il n’y pas l’équipe client et l’équipe éditeur). Toutes les compétences nécessaires sont mobilisées par l’implication de tous les acteurs, qu’ils travaillent sur la composante fonctionnelle/métier ou sur la partie technique du projet.

Equipe de gestion d'un projet MES

Impliquer les futurs utilisateurs

Les utilisateurs d’un nouvel outil doivent être préparés et accompagnés pour mieux l’appréhender. L’intégration du logiciel MES impose des changements dans l’atelier : les utilisateurs doivent être préparés pour mieux l’appréhender.

Quelques techniques simples et indispensables pour conduire le changement en atelier et faire face aux réticences : 

  • Valoriser et responsabiliser l’opérateur de production – Le logiciel MES place l’opérateur au centre de l’atelier. Il est son outil, son assistant, il l’utilise au quotidien et simplifie la réalisation de ses propres actions. Il lui permet de monter en compétences (utilisation de l’informatique, notion de gestion de production). De plus, le logiciel MES digitalise et facilite toutes les tâches administratives auxquelles sont confrontées les acteurs de l’atelier (pointage des actions, nombre de pièces produites, arrêt sur machines, contrôle qualité, …). C’est la fin de toutes ces tâches répétitives de saisies, ressaisies, déclarations papier, impressions, …
  • Penser aux managers de proximité – La réticence est souvent imaginée côté opérateur, il n’en est rien. Elle est plus forte sur les managers et notamment les managers de proximité car le changement sera plus important pour eux. Leur mission passera plus de « détecter les problèmes » à « anticiper et résoudre les problèmes ».
  • Informer et impliquer les collaborateurs – Tous les services vont être concerné par le projet : la production, la qualité, la maintenance, l’informatique et parfois les services supports. La bonne gestion de l’information est essentielle pour impliquer tous les acteurs dans le projet et leur faire comprendre l’enjeu et l’intérêt de l’outil.
  • Former les utilisateurs – Les managers doivent être formés quant aux principes, à l’utilisation et à l’exploitation du logiciel MES, sans oublier le paramétrage qui leur permettra d’être autonomes vis-à-vis de l’éditeur. Pour les opérateurs, si vous avez choisi un logiciel simple et intuitif, la formation est souvent très courte voire pas nécessaire !
  • Favoriser la démarche pas à pas – Les acteurs opérationnels de la production accueilleront plus facilement les fonctionnalités arrivant petit à petit qu’un gros bloc qui change tout d’un coup. Ayez la démarche : « je supprime un formulaire puis un autre puis un autre », vous verrez que les opérateurs demanderont d’accélérer !

Communiquer pour garantir une transformation réussie

La bonne gestion de l’information est essentielle pour impliquer tous les acteurs dans le projet et leur faire comprendre l’enjeu et l’intérêt de l’outil. La communication prend toute sa place pour faciliter la conduite du changement.

Les outils & techniques pour mener la conduite du changement :

  • Adapter sa communication à chacun des profils
  • Nommer le projet de digitalisation en interne afin de lui donner une identité
  • Visibilité sur l’avancement du projet : affichage accessible pour tous les acteurs
  • Créer un journal/mail de l’avancement du projet
  • Ne pas hésiter à impliquer fortement les plus réticents

Les étapes du projet : Méthodologie agile et projet pilote

Pourquoi démarrer son projet MES par un pilote ?

Alors que 83% des projets informatiques échouent car ils n’aboutissent pas dans le temps convenu, ne respectent pas la qualité et/ou le budget (selon l’étude de « The Standish Group » dans son « Chaos Report » de 2018), les méthodes agiles ont été imaginées et mises en œuvre pour pallier ce type d’échecs. Elles préconisent la gestion des projets par itérations, par étapes dont la première est souvent un pilote.

Le pilote : première ou dernière étape du projet MES ?

Le pilote est le moyen de valider une solution, une démarche, une philosophie. Dans l’implantation d’un logiciel MESle pilote propose une approche pragmatique plutôt qu’un effet Big-Bang (on ne transforme pas l’atelier d’un seul coup, on privilégie une intégration progressive de la solution).

L’industriel peut appréhender plus facilement la solution dans sa dimension technique, dans son organisation et dans son adhésion auprès des utilisateurs. Il bénéficie d’un retour très rapide sur l’utilité du logiciel et les gains pour l’entreprise. La réalisation d’un pilote peut faire émerger d’autres besoins fonctionnels (pas forcément prévu à l’origine du projet), ce qui alimente la liste des déploiements futurs.

Finalement, on ne parle pas de POC (Proof Of Concept) car la solution est déjà validée mais plutôt de « preuve de valeur » pour l’industriel lui-même ou POV (Proof Of Value).

Alors que beaucoup craignent cette phase pilote, sans doute par manque de confiance et par peur que le projet ne se poursuive pas, chez Astrée Software, nous la préconisons car, au contraire, elle est souvent la clé du succès du projet tout entier.

Un projet MES impose d’avoir une vision globale tout en favorisant une méthode pas à pas : pourquoi ?

Une méthode pas à pas n’est pas synonyme d’improvisation.

Cette méthodologie de projet est particulièrement adaptée aux PME/PMI ou aux sites de grands groupes avec une démarche locale. L’expression d’un cahier des charges n’est pas systématique pour ces projets : une simple liste de besoins et d’objectifs est nécessaire pour dégager le périmètre du projet et le phaser.

L’utilisation des méthodes agiles facilitent l’intégration pas à pas du logiciel dans l’atelier. A la fin de chaque itération, le futur utilisateur dispose de livrables et des échanges interviennent entre l’éditeur et l’industriel, pour mieux appréhender les exigences du client, corriger et peaufiner l’application.

En tant qu’éditeur de logiciel MES, notre expérience nous permet de constater que l’intégration de la solution est rapide dans :

  • Son implémentation et son utilisation par les équipes opérationnelles (mise en place d’un pilote sous 4 à 6 semaines)
  • Ses premiers résultats rapides (appropriation, gains de productivité…)
  • Son retour sur investissement optimisé (moins de 3 mois après l’installation du MES)

Très souvent, les gains rapides générés par le pilote permettent d’autofinancer l’étape suivante.

Cette méthode doit s’inscrire dans une vision globale : vers quoi je souhaite aller ? Quel sera le périmètre fonctionnel de la cible ? Dans quelles zones de mon atelier je souhaite déployer le logiciel ? Quel process sera impacté ? Comment y parvenir ? Quel phasage ?

La clé de succès d’un projet de transformation numérique : définir la cible finale (la vision) et le chemin pour y parvenir (les étapes).

Transformation digitale pas à pas : le cas de Domis (Somfy)

D’une « Usine Lean » à une « Usine 4.0 » avec le logiciel MES, Domis (Somfy) a impulsé sa transformation digitale dans le cadre de son projet « Smart Factory », labellisé « Vitrine Industrie du Futur », décernée par l’Alliance Industrie du Futur.

Basée sur les méthodes agiles communes à Domis et Astrée Software, la démarche pas à pas du projet a permis d’implémenter tous les 6 mois de nouvelles fonctionnalités.

Deux démarches d’intégration du logiciel MES simples et adaptées

Parce que toutes les entreprises industrielles et tous les projets ne se ressemblent pas, nos experts ont mis en place deux types de démarches :

Démarche pour les PME et/ou les projets « locaux »

Cette typologie de projets dits « locaux » est particulièrement adaptée aux PME/PMI ou aux sites de grands groupes avec une démarche locale. L’intégration du logiciel MES est alors réalisée pas à pas : zone par zone, fonction par fonction.

Dans ces projets, l’expression d’un cahier des charges n’est pas systématique. Avec une simple liste de besoins et d’objectifs, il est possible de dégager une phase pilote sur un périmètre géographique (une ligne, 1 ou 2 machines, 1 îlot…) et un périmètre fonctionnel (suivi du TRS).

Cette phase pilote permet d’une part d’appréhender la solution dans sa dimension technique, dans son organisation et dans son adhésion auprès des utilisateurs, et d’autre part de bénéficier d’un retour très rapide sur l’utilité du logiciel et les gains pour les entreprises. Au cours de cette phase, d’autres besoins fonctionnels (pas forcément prévus à l’origine du projet) peuvent émerger, alimentant ainsi la liste de déploiements futurs.

On ne parle pas de POC (Proof Of Concept) car la solution est déjà éprouvée mais plutôt de « preuve de valeur » pour l’industriel lui-même.

Très souvent, les gains rapides générés par le pilote permettent d’autofinancer l’étape suivante.

Le déploiement du logiciel MES peut être à la fois :

Cette phase est aussi réalisée étape par étape pour garantir la réactivité, l’évolutivité et le retour sur investissement du logiciel.

Finalement, les bénéfices de cette démarche sont multiples. On trouve d’abord un logiciel économique par une mise en œuvre flexible et adaptée aux contraintes des industriels (budgétaires, fonctionnelles, temporelles, …).

Une solution évolutive garantit par un accompagnement pas à pas des industriels dans la transformation digitale de leur atelier.

La bonne réussite de ces étapes repose en effet sur la flexibilité et la réactivité de l’intégrateur de la solution. Les méthodes agiles, utilisées depuis toujours chez Astrée Software, garantissent cela. Après chacune des itérations, les échanges entre l’industriel et nos équipes permettent de mieux s’adapter aux exigences, de corriger, de peaufiner, …

L’expérience permet de constater que le projet d’implantation est rapide dans :

  • Son implémentation et son utilisation par les collaborateurs (mise en place d’un pilote sous 4 à 6 semaines)
  • Ses premiers résultats rapides au niveau de la performance de l’entreprise
  • Ses premiers bénéfices réalisés pour optimiser le retour sur investissement (moins de 3 mois après l’installation du logiciel MES Aquiweb)

Démarche « core model »

Cette seconde approche est plutôt adaptée aux grandes entreprises et aux projets multisites (avec très souvent des sites dans plusieurs pays). Le core model est une réponse commune aux exigences de plusieurs sites, toujours exprimé dans un cahier des charges. Celui-ci va permettre de définir :

  • un périmètre fonctionnel commun
  • une architecture technique
  • les différentes phases du projet (phase pilote, déploiement sur 1er site, …)
  • les priorités pour un déroulement du projet par étapes
  • les conditions de livraisons et de tests de conformité

Le core model est une instanciation du logiciel standard MES avec les spécificités de l’industriel. Il sera construit et maintenu pour l’ensemble des sites de ce dernier.

Dans ce type de démarche aussi, on trouve un pilote sur un périmètre fonctionnel et géographique défini, pour ensuite procéder au déploiement sur tous les sites de l’entreprise.

Le déploiement géographique doit inclure des travaux de localisation dans chaque nouveaux sites (adapter le logiciel à la langue locale, adapter les processus interne du site et les technologies associées, …).

Dans l’établissement d’un core model, l’équipe projet « client » est constituée généralement d’un représentant de chaque site (directeur de production, responsable de production, ingénieur amélioration continue), d’un représentant transversal de chapters (qualité, maintenance, …), et d’un représentant de la DSI.

Pour la mise en œuvre du core model et son déploiement, les méthodes agiles restent au cœur de la démarche pour garantir réactivité, évolutivité et adaptabilité de la solution MES et aussi le succès du projet MES (coût, délai).