En quête de performance : les coulisses du MES – Episode 6

Comment pérenniser le projet MES dans l’entreprise après son installation ?

Nous y sommes ! Voici le dernier article de cette série sur les coulisses de l’installation d’un logiciel MES en entreprise. Si vous êtes ici, c’est peut-être parce que vous avez réussi à mener à bien ce projet au sein de votre atelier alors félicitations ! La vie de l’atelier va être réellement différente maintenant et vous pourrez rapidement voir les premiers gains liés à l’installation. Pourtant, il reste encore une petite étape à valider avant de pouvoir définitivement acter que ce projet est terminé, c’est ce que nous allons voir dans ce dernier épisode.

Passé le go-live et les premières semaines d’utilisation qui ont très certainement dû être mouvementées avec peut-être quelques bugs à corriger, quelques améliorations à mettre en place ou quelques formations à approfondir avec certains utilisateurs, votre atelier a maintenant pris son rythme de croisière et se familiarise avec l’outil au fur et à mesure des jours. En tant que chef de projet, votre travail est accompli et d’autres missions vont peut-être s’offrir à vous maintenant en interne ou ailleurs. Pourtant, vous continuez d’être sollicité quotidiennement au sujet du MES pour des questions diverses et variées. Notre dernière mission est donc de faire en sorte que ce projet puisse continuer de vivre sans vous et que le logiciel prenne vraiment sa place dans les routines de l’atelier avec un fonctionnement et une résolution des problèmes en autonomie.

C’est parti ?

Formez les futurs formateurs au logiciel.

Si, comme nous en avions parlé dans l’épisode précédent, vous avez décidé de former vous-même les utilisateurs au logiciel MES avec l’appui de vos différents responsables de départements ou chefs d’équipe, cette étape ne devrait pas être trop compliquée. En revanche, si vous avez décidé de faire appel aux équipes d’Astrée Software lors du processus de formation, il va être nécessaire de former, à votre tour, un maximum d’utilisateurs clés pour qu’ils puissent aider les nouveaux arrivant dans l’entreprise.

L’idée est de faire en sorte d’avoir quelques utilisateurs capables, à leur tour, de former au logiciel et de résoudre les problèmes courants au quotidien. Pour cela, vous pouvez cibler vos responsables de département (Logistique, Production, Méthodes…), vos chefs d’atelier ou même certains opérateurs de l’atelier et leur faire une formation plus approfondie qu’une simple formation utilisateur. Plus il y a des personnes capables de former au logiciel, plus l’arrivée de nouveaux utilisateurs sera simple à gérer sans que vous ayez à intervenir. La formation au MES pourra d’ailleurs être incluse lors de la journée d’intégration des nouveaux opérateurs/personnels support dans l’entreprise.

Etablissez un répertoire clair des contacts à solliciter en cas de problème.

L’un des points les plus dérangeant pour un utilisateur lorsque l’on amène un nouvel outil dans l’atelier est de ne pas savoir à qui s’adresser lorsqu’il rencontre un problème. Ça peut paraître trivial, mais le meilleur moyen de contrer ce problème et d’éviter la perte de temps inutile est de tout simplement mettre en place un répertoire avec les contacts à solliciter pour chaque type de problème. Qu’il s’agisse de personnes en interne pour les problèmes liés au hardware ou à la connexion serveur ou du côté des équipes d’Astrée Software pour les problèmes logiciels, l’important est de mettre un nom en face de chaque problème potentiel pour être sûr de joindre la bonne personne.

Quoiqu’il arrive, les équipes d’Astrée Software mettront à disposition un accès au service support à la fin du projet avec un système de ticket pour rediriger les problèmes aux bonnes équipes de leur côté. Ces accès peuvent être communiqués aux utilisateurs clés pour qu’ils puissent eux même rédiger des tickets sans avoir à vous solliciter.

Rédigez un maximum de procédures.

 Je vous l’accorde, ce n’est clairement pas la partie la plus plaisante du projet, pourtant, c’est surement l’une des plus importantes. L’un des objectifs du projet d’installation de logiciel MES est souvent de faire en sorte que la connaissance ne soit plus uniquement dans la tête des différents responsables de l’atelier (notamment pour ce qui est de la gestion charge/capacité ou de la planification) mais disponible dans un outil que tout le monde peut utiliser. C’est donc maintenant à votre tour de faire en sorte que la connaissance du logiciel MES ne reste pas uniquement dans la tête de quelques utilisateurs mais qu’elle soit mise à disposition du plus grand nombre.

Pour ce faire, la solution la plus simple est de rédiger plusieurs procédures qui seront diffusées par la suite sur votre réseau. Utilisation, résolution des problèmes de base, formation, ajout de nouveaux utilisateurs, gestion des mots de passe, tout ce qui peut engendrer des questions doit être clairement rédigé pour que tout le monde puisse trouver rapidement l’information souhaitée sans avoir à faire appel à vous. Il est même possible, si l’envie et le temps sont au rendez-vous, de filmer quelques vidéos pour rendre les choses plus attractives que des procédures écrites.

Eloignez vous progressivement de votre rôle de support au logiciel.

Sortir d’un projet comme celui-ci du jour au lendemain n’est pas forcément ce que je conseillerais pour assurer sa pérennité. Même si les procédures sont à jour, même si les nouveaux utilisateurs sont formés et que tout le monde sait vers qui se tourner en cas de problème, vous serez toujours le contact prioritaire au début de l’utilisation du logiciel.

Pour faciliter votre départ, l’idée est de progressivement vous mettre en retrait, tout en gardant un œil sur la situation durant les premières semaines/mois. Au début, cela peut-être quelques heures sans répondre aux demandes liées au logiciel, pour voir comment réagissent et s’adaptent les équipes, puis un jour, puis deux, puis une semaine. L’idée est de voir ce qu’il se passe si vous n’êtes plus là pour résoudre tous les problèmes en direct. Si tout se passe bien sans que vous n’ayez à intervenir, c’est parfait. En revanche, si votre absence provoque des arrêts ou des problèmes de plus grande ampleur, c’est qu’il manque encore des éléments pour que les équipes puissent de débrouiller seules. Faites le point avec elles et voyez ce que vous pouvez améliorer pour la fois suivante, et que votre aide ne soit pas indispensable. Progressivement, au fur et à mesure du temps, vous pourrez tranquillement basculer sur vos nouvelles missions sans avoir à vous soucier de l’utilisation du logiciel que vous avez installé.

Encore une fois bravo ! Mener un projet d’ampleur comme l’installation d’un logiciel MES dans un atelier de production n’est jamais chose évidente. Et si maintenant votre entreprise peut bénéficier d’un tel outil grâce à vous sans que vous ayez à intervenir quotidiennement, c’est que vous avez fait du bon travail.

J’espère que cette série vous aura été utile tout au long de votre démarche et aura pu répondre à un maximum de questions. Je me répète, mais chaque atelier et chaque projet est différent. Il est tout à fait probable que des situations que je n’ai pas mentionnées au cours de ces 6 épisodes arrivent et qu’il faille trouver de nouvelles solutions. Pour cela, les équipes Astrée Software sont à votre écoute et mettent tout en œuvre pour vous aider tout au long de votre projet. Pour ma part, il ne me reste plus qu’à vous remercier et à vous souhaiter une très bonne utilisation de votre nouveau logiciel MES !

Sortir du projet MES et le pérenniser au sein de l’entreprise

• Former les futurs formateurs au logiciel en interne.
• Etablir un répertoire précis des personnes à contacter en interne ou côté Astrée Software en cas de problème.
• Rédiger un maximum de procédures sur l’utilisation et la résolution des « petits » problèmes rencontrés sur le logiciel.
• Faire des tests en s’écartant progressivement du projet et voir comment il vit sans l’intervention quotidienne du chef de projet.

Article rédigé par Baptiste Jard, 2h18 au marathon, qui a décidé de mettre en suspens sa carrière d’ingénieur pour se lancer à la poursuite de son rêve : représenter la France sur les plus grandes compétitions internationales.