En quête de performance : les coulisses du MES – Episode 5

Comment bien conduire le changement dans l’atelier lors de l’installation d’un logiciel MES ?

Déployer un outil comme un logiciel MES dans un atelier est un projet qui nécessite une vraie vision globale des choses et nous avons vu dans le dernier épisode de cette série quels profils pouvaient prendre en main un tel projet pour qu’il se déroule au mieux. Néanmoins, même si l’installation respecte le cahier des charges fixé au préalable, conduire le changement au sein de l’atelier restera toujours une mission primordiale pour pouvoir pérenniser ce nouvel outil et faire en sorte qu’il s’intègre bien dans les process de l’entreprise.

Chaque atelier est différent, certains sont habitués aux changements et à l’arrivée de nouvelles solutions, d’autres le sont moins. Les sujets que nous allons aborder ne sont donc pas une vérité absolue mais seulement quelques conseils pouvant faciliter la transition vers l’utilisation d’un nouvel outil comme un logiciel MES.

Alors, vous êtes prêts ?

Communiquer, communiquer et encore communiquer.

Nous en avions déjà parlé dans le dernier article de cette série mais la communication va jouer un rôle majeur dans l’acceptation d’une nouvelle solution dans l’atelier. Un projet comme celui-ci est souvent un projet d’envergure et il est indispensable qu’un maximum de personnes soit au courant des décisions prises et des avancées au cours du temps.

Beaucoup de questions risquent d’être posées, surtout chez les opérateurs pour qui le quotidien va vraisemblablement être modifié avec l’arrivée du logiciel MES. Il est donc nécessaire de faire en sorte de bien expliquer pourquoi la décision a été prise d’installer un tel outil, qu’est-ce qu’il va concrètement modifier pour eux et comment il va tenter d’améliorer leur quotidien. Nul besoin d’embellir la réalité. Si des soucis ont lieu pendant le déroulé du projet, il peut être intéressant de les partager aussi et de montrer comment ils ont été résolus. Les informations authentiques et sincères sont souvent la clé du succès pour embarquer les équipes avec vous dans le changement.

Petit conseil supplémentaire : Ne pas hésiter à remercier toutes les personnes impliquées de près ou de loin dans le projet lors de sa mise en service. Il est important de faire comprendre que la réussite du projet est due au travail de tout le monde et pas uniquement du chef de projet MES en interne.

Inclure les opérateurs au plus tôt dans le projet.

C’est pour moi un point clé pour faciliter la conduite du changement dans l’atelier. Il y a de fortes chances pour que les opérateurs soient les premiers utilisateurs du logiciel MES. Ne pas prendre en compte leurs besoins, leurs remarques et leurs suggestions dès les prémices du projet, c’est courir le risque qu’il ne leur corresponde pas du tout. L’objectif est de faire d’eux des ambassadeurs de la solution plutôt qu’ils aient à subir son arrivée. Pour cela, rien de plus simple, il suffit d’en inclure certains dans les équipes du projet et une nouvelle fois de faire descendre les informations dès que possible via les chefs d’équipes ou directement via le chef de projet MES dans l’atelier pour que tout le monde avance au même rythme. Inversement, les remontées venant du terrain doivent être prises en compte et rediscutées avec les équipes projet pour que tout le monde ait le sentiment d’être écouté et considéré lors de l’installation.

Permettre l’utilisation de la solution le plus tôt possible.

Savoir que quelque chose se passe dans l’atelier sans pouvoir le voir ou le toucher est une source non négligeable de frustration. C’est pourquoi il est indispensable de mettre le plus tôt possible la nouvelle solution entre les mains des équipes de l’entreprise, même si celle-ci n’est pas tout à fait finalisée. Avec le fonctionnement en « sprint » d’Astrée, une première version « Beta » d’Aquiweb est très rapidement mise à disposition au début du projet et une nouvelle version améliorée suivant les retours est envoyée toutes les deux semaines. Ce fonctionnement permet de manipuler le logiciel et de se faire rapidement une idée de ce qui va et ce qui ne va pas. D’autre part, cela permet de présenter quelque chose de concret à tous les curieux, de leur faire essayer en avant-première le nouvel outil et de recueillir les avis et les suggestions pendant la phase de développement, ce qui facilite l’ajustement aux besoins réels du terrain.

Accompagner le plus possible les équipes en personne avant et lors du déploiement.

Qu’il s’agisse d’un projet mono ou multisites, la présence sur le terrain le plus souvent possible est indispensable pour créer un climat de confiance et réduire les appréhensions qui auront lieu lors de la bascule vers le logiciel MES. Il y aura forcément des petits loupés ou des problèmes à gérer lors de l’installation ou en amont, l’important, c’est que les équipes de l’entreprise aient des personnes vers qui se tourner en cas de problème et ne soient pas laissées dans l’inconnu. Il peut être intéressant de faire intervenir les chefs d’atelier, les responsables de départements ou vos opérateurs « ambassadeurs » lors des périodes de formation en parallèle des formateurs Astrée par exemple pour que les équipes sachent qu’elles peuvent se reposer sur eux le jour J et les semaines suivantes si elles se retrouvent en difficulté face au nouvel outil. Il est aussi intéressant pour le chef de projet MES en interne et ses équipes de participer activement à l’installation du hardware (s’il y en a) avec les équipes informatiques/maintenance pour être capable de réagir rapidement le jour où un appareil tombe en panne.

Tout est donc question d’anticipation. Conduire le changement dans un atelier est un travail sur la durée et pas seulement après l’installation de la nouvelle solution. Il y aura toujours des réticences lors du changement mais avec des bonnes explications, de la patience et de la pédagogie, le nouveau rythme s’installera jour après jour. Le chef de projet MES en interne n’est pas le seul responsable de cette conduite du changement, c’est pourquoi il est nécessaire qu’un maximum de personnes se retrouvent impliquées et informées tout au long du déroulé du projet. Cela facilitera aussi les choses le jour où celui (ou celle) qui a géré l’installation du MES se verra proposer d’autres missions dans l’entreprise, ou ailleurs. Mais ça, ce sera le sujet du dernier épisode de cette série.

Comment anticiper et améliorer la conduite du changement dans l’atelier ?

• Informer les équipes de manière claire, authentique et sincère.
• Inclure les futurs utilisateurs du logiciel dans le projet dès son commencement.
• Mettre à disposition la solution le plus tôt possible.
• Faire participer un maximum de personnes à son développement via des suggestions et des retours d’utilisation.
• Se rendre disponible pour accompagner les utilisateurs pendant et après l’installation.

Article rédigé par Baptiste Jard, 2h18 au marathon, qui a décidé de mettre en suspens sa carrière d’ingénieur pour se lancer à la poursuite de son rêve : représenter la France sur les plus grandes compétitions internationales.